Toplantı Yönetimi
Toplantı Yönetimi programı ile hazırladığınız tüm toplantılar aksaklık olmadan ve planladığınız gibi yapılacaktır. Sizler de dijital dünyanın avantajlarından yararlanmak istiyorsanız toplantı yönetimi programlarını tercih edebilirsiniz.
Firmanız veya işletmeniz kaç kişilik olursa olsun online olarak dilediğiniz gibi toplantılar ve etkinlikler düzenleyebilirsiniz. Herhangi bir sorun yaşamadan iş yeriniz ile ilgili sunumları ve kararları tartışabileceğiniz toplantılar için yönetim programını kullanabilirsiniz.
Sistem Plus Toplantı yönetimi programı akıllı takvim asistanı ile ileriye yönelik olarak oluşturacağınız toplantılar ve randevular için de bir hatırlatıcı görevi görecektir.
Takvim asistanı sayesinde hangi gün ve saat kaçta ne randevunuzun olduğunu kolaylıkla takip edebilirsiniz. Bununla birlikte dilediğiniz an takvime yeniden toplantı ekleyebilirsiniz.
Çevrim içi olarak programa dahil olan herkese aynı anda toplantı hakkında tüm detayları bilgi olarak ulaştırabilirsiniz. Bununla birlikte çevrim dışı olan kullanıcılar için ise toplu olarak SMS veya mail gönderme şansınız da bulunmaktadır.
Toplantı için kişisel olarak veya iş yerine özgü e-davetiyeler de hazırlayabilirsiniz. Toplantı içerisinde yapacağınız konuşmaları program içerisinde kayıt edebilirsiniz. Paylaşacağınız sunumları dosyalar dahilinde programa ekleyebilirsiniz.
Firma veya kuruluş içerisinde toplantı yapacağınız departman için gruplar oluşturarak sadece ilgili birim ile toplantı yapma şansına sahip olacaksınız.
Hem bilgisayar ve tabletinizden web üzerinden hem de cep telefonlarınızdan mobil olarak toplantı yönetimi programını kullanabilirsiniz. Firmanız için satın alabileceğiniz yönetim yazılımı programını firmanız için özelleştirebilme lüksüne de sahip olacaksınız.
Android ve İOS işlemci için uyumlu olan işlemciye sahip toplantı yönetimi programı bulut tabanlı bir sistem ile çalışmaktadır. Programı kullanmaya başladığınız ilk günden itibaren kaydettiğiniz tüm verilerde herhangi bir süre sınırı olmadan kullanmaya devam edebilirsiniz.
Arşiv olarak da kullanabileceğiniz toplantı yönetimi programı sayesinde evrak ve belgelerinizi süresiz olarak program içerisinde korumaya alabilirsiniz.
Toplantı Yönetimi Programı Özellikleri Nelerdir?
Çevrimiçi Toplantı Yapabilme
Toplantı yönetimi programı sayesinde çevrim içi online toplantılar düzenleyebilirsiniz. Evden katılım ve konferans şeklinde düzenleyebileceğiniz toplantılar için sadece kullanıcı adı ve şifre yeterli olacaktır. Toplantıya katılmasını istediğiniz kullanıcılar için birer kullanıcı adı ve program için giriş şifresi belirleyebilirsiniz. Toplantı saatini ve detaylarını katılmasını istediğiniz kişilere toplu olarak mesaj veya mail yolu ile ulaştırabilirsiniz. Ayrıca program üzerinden hazırlamış olduğunuz toplantı için katılım linki de oluşturabilirsiniz. Bu sayede direkt olarak link üzerinden toplantı için sisteme yönlendirme sağlayabilirsiniz.
Toplantı Detayları
Yapılan toplantı sırasında alınan kararlar anında program üzerine kaydedilebilir. Değişiklik yapılmak istenen dosyalar online olarak tüm kullanıcılar tarafından açılarak işlem değişiklikleri anında gerçekleştirilir.
Toplantı bitiminde alınan tüm karar ve değişiklikler ise sisteme girildiği için kolaylıkla kontrol altında tutulabilir. Alınan kararları raporlar haline getirerek toplantı sonunda tüm katılımcılara gönderme şansınız da olacaktır.
Toplu Bilgilendirme
SMS ve e-mail yöntemi ile dilediğiniz sayıdaki katılımcıya toplantı için bilgi mesajı gönderebilirsiniz. Dilerseniz toplantı sırasında yapılacak sunumların son gösterimini veya gönderilecek ola belgeleri de yine toplu olarak tüm kullanıcılara ulaştırabilirsiniz.
Sadece toplantı detaylarını değil şirket hakkında detaylı bilgileri de kullanıcılara anında ulaştırabilirsiniz. Şirket adres veya telefon ya da değişiklik meydana gelen tüm konular hakkında bilgilendirme mesajlarını da toplantı yönetimi programı üzerinden gönderebilirsiniz.
Bu sayede tek tek kişileri bilgilendirme maliyetinden kurtulurken zamandan da büyük tasarruf sağlayabilirsiniz.
Toplantı bilgilendirme mesajını dilerseniz kurumsal bir dil ile yazabilir veya program içerisindeki hazır şablonları kullanarak davetiye şeklinde de gönderebilirsiniz.
Kayıt Alabilme
Toplantıyı online olarak kayıt altına alabilirsiniz. Ayrıca katılımcılar ile yapılan online görüşmeler de yine toplantı sırasında online olarak kayıt altına alınabilir. Dokunmatik bir panel üzerine kamere sistemi ile kullanabileceğiniz toplantı yönetimi programı kurumsallaştığınızın en önemli göstergelerinden biridir. Kullanıcıların kayıtları yüksek güvenlik önlemleri altında program içerisinde korunmaktadır. Ancak sizler gerekli gördüğünüzde istediğiniz grup veya kişiler ile toplantı kayıtlarını paylaşabilirsiniz.
Profesyonel Çözümler
Toplantı yapılan bölümde toplantı detayları hakkında paneller yerleştirilmektedir. Bu paneller sayesinde içeride yapılmakta olan toplantının detayları dış panelde gösterilmektedir. Toplantının süresi, ana konusu veya bir sonraki toplantı hakkında ön bilgiler de bu panelde yer alabilmektedir. Bu özelliği sadece toplantı yapılacak olan bölüm dışında ve ayrı olarak kullanabilirsiniz.
Katılımcılar İçin İkram Yönetimi
Toplantı sırasında konunun bölünmemesi veya toplantıya ara vermemek için uygulama üzerinden ikramlıkları yönetebilirsiniz. Anında sipariş verebileceğiniz ikramlıklar ile toplantıyı bölmeden tüm katılımcıların ihtiyaçlarına yanıt verebilirsiniz.
İkramlık paneli kullanımı oldukça kolaydır. Ayrıca firmanız için ikramlık paneli uygulamasını dilediğiniz gibi özelleştirebilirsiniz. Toplantı masasında o an olmasını istediğiniz tüm ikramlıkları saat ayarlaması ile birlikte uygulama üzerinden sipariş verebilirsiniz. Sadece yönetici için değil toplantıya katılacak olan herkes için ikramlık panelini açık bırakabilirsiniz.
Toplantı Yönetimi Programı İle Kurumsallaşın
Firmanızın daha kurumsal bir şekilde çalışabilmesi ve hizmet verebilmesi için toplantı yönetimi programını değerlendirebilirsiniz. Sistem.plus aracılığı ile en kapsamlı toplantı yönetimi programına sahip olabilirsiniz. İçerik olarak firmanıza uygun şekilde özgünleştirebilme şansına da bulunuyor.
E-posta ve kısa mesaj bildirimleri, ikramlık panelleri, sunumları online olarak ön gösterimi ve daha fazlası için programı kullanabilirsiniz. Daha profesyonel bir imaj çizmek için tüm toplantı etkinliklerinizi online olarak ve dijital platform üzerinden gerçekleştirebilirsiniz.
Sadece firma içerisindeki personel ile yapacağınız toplantılar için değil müşterileriniz ile yapacağınız toplantı ve etkinlikler için de toplantı yönetimi programı kullanabilirsiniz.
Daha doğru ve düzenli bir şekilde organizasyon ve toplantı yapabilmenizi sağlayacak olan program ayrıca pek çok maliyetin önüne geçmenizi de sağlayacak.
Verimli bir şekilde çalışabilmek için öncelikli olarak ortaya çıkacak olan aksaklıkların en az seviyeye inmesini sağlamanız gerekmektedir. Bununla birlikte zamanı da çok iyi ve kaliteli bir hizmet sunmak için zamanı hızlı kullanmalısınız. Toplantı yönetimi programları tam da bu noktada sizlere yardımcı olmaktadır. Tek bir uygulama üzerinden sınırsız olarak istediğiniz kadar kişi ile anında iletişime girmenizi sağlar. Ayrıca tüm işlemlerinizi kayıt altına alabilme şansına sahip olduğunuz için de herhangi bir aksaklık yaşanmasının önüne geçeceksiniz.
En az hata ile en kısa sürede vereceğiniz hizmetler firmanızın hizmet standardını yükseltecektir.
Toplantı yönetimi programını birden fazla kullanıcı için mobil cihazlar üzerinden entegre ederek kullanabilirsiniz. Bu sayede firma içinde daha hızlı bir şekilde organize olabilirsiniz.
Yönetici veya katılımcı olarak eşlik edeceğiniz toplantılar hakkında tüm detayları belgeler ve raporlar halinde program üzerinden indirebilirsiniz. Bu da toplantı öncesinde daha hızlı bir şekilde toplantıya hazırlanmanıza yardımcı olur.
Salon rezervasyonu hakkında sorun yaşamamak için toplantı yönetim programı sıklıkla tercih edilmektedir. Toplantı salonlarında yapılacak olan toplantıların takvimlerine ve doluluk oranlarına da yine program üzerinden erişebilirsiniz. Sorunsuz ve hata payı sıfır olan toplantıları düzenlemek için organizasyon işlemlerinin de profesyonel şekilde yapılması gerekmektedir.
Günlük olarak katılacağınız veya yöneteceğiniz toplantıları toplantı yönetimi programı üzerinden kişisel takviminize ekleyebilirsiniz. Randevularınızı kaçırmadan kişisel takvim hatırlatmanız sayesinde toplantılara ön hazırlık yaparak katılabilme şansınız da olacaktır. Bir sonraki toplantı için katılımcı olarak katılmak istemiyor iseniz ilgili birime veya departmana kendi belgelerinizi ve sunumlarınızı online olarak devredebilirsiniz.
